Software PQRS que respeta los tiempos de la ley.
Peticiones sin radicado, quejas sin respuesta, términos vencidos. Un sistema PQRS mal gestionado genera sanciones y daña la reputación. Construyo el sistema que garantiza que ninguna solicitud se quede sin respuesta a tiempo.
Las PQRS gestionadas en email o Excel son una bomba de tiempo
Términos vencidos sin saberlo
La ley colombiana establece tiempos máximos de respuesta. En Excel o email no hay alertas automáticas y los términos se vencen sin que nadie lo note a tiempo.
Sin trazabilidad ni evidencia
Si un ente de control pide demostrar que se atendió una queja, ¿puedes probarlo? Sin sistema, el historial está fragmentado en correos y notas que nadie encuentra.
Sin datos para mejorar
¿Cuál es el motivo de queja más frecuente? ¿Qué área genera más reclamos? Sin métricas, los mismos problemas se repiten mes a mes.
Organizaciones que deben gestionar PQRS por ley o por calidad
Entidades reguladas
Empresas de servicios públicos, entidades financieras, EPS, aseguradoras — donde el incumplimiento en tiempos de respuesta genera sanciones de la Superintendencia.
Entidades públicas
Alcaldías, hospitales, universidades, secretarías — donde la Ley 1437 exige gestión formal de derechos de petición con términos específicos.
Empresas con certificación ISO
La ISO 9001 exige gestión documentada de no conformidades y quejas de clientes. El sistema PQRS es el soporte para auditorías de calidad.
Empresas con alto volumen de clientes
Retail, distribuidoras, empresas de servicios con cientos de clientes — donde las quejas son inevitables y la clave es gestionarlas bien y rápido.
Un sistema PQRS completo y adaptado a tu organización
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Portal de radicación multicanal Web pública, QR, WhatsApp, email o ventanilla presencial. El ciudadano o cliente radica desde donde le quede más fácil.
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Radicado automático y confirmación Número de radicado único, fecha y hora de recepción, y confirmación automática por email o SMS al solicitante.
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Asignación automática por área Clasificación de la solicitud y asignación al responsable correcto según el tipo, área y sede. Reglas configurables para tu organización.
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Control de términos y alertas Semáforo de vencimientos. Alertas automáticas al responsable cuando se acerca el término de respuesta. Escalamiento automático si no hay respuesta.
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Consulta de estado en línea El solicitante puede consultar el estado de su PQRS en cualquier momento con su número de radicado, sin tener que llamar ni ir a la oficina.
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Respuestas desde el sistema El funcionario responde directamente en el sistema. La respuesta se envía por email y queda registrada con fecha, hora y archivo adjunto si aplica.
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Historial completo por solicitud Cada PQRS tiene su línea de tiempo: quién la recibió, a quién se asignó, qué acciones se tomaron, cuándo se respondió y qué dijo el solicitante.
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Reportes de gestión y cumplimiento Índice de cumplimiento de términos, tiempo promedio de respuesta, motivos más frecuentes por área, ranking de áreas por desempeño.
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Exportación para entes de control Genera los informes en el formato requerido por la Superintendencia, Procuraduría u otros entes de control. Sin procesar datos manualmente.
De la solicitud al sistema funcionando
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01
Levantamiento de requisitos normativos y operativos
Entendemos qué normas aplican a tu organización, cómo está estructurado el equipo que gestiona PQRS y cuáles son los canales de recepción actuales.
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02
Configuración de categorías y flujos
Definimos los tipos de PQRS, los términos legales para cada uno, las áreas responsables y las reglas de escalamiento. Todo ajustado a tu organización.
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03
Desarrollo, migración e integración
Construimos el sistema. Si hay solicitudes históricas en Excel o correo, hacemos la migración para no perder el histórico. Integramos con email y WhatsApp.
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04
Capacitación y puesta en marcha
Capacitación diferenciada para radicadores, gestores y directivos. Acompañamiento en las primeras semanas hasta que el equipo opere con total autonomía.
Dudas sobre el sistema PQRS
Sí. El sistema implementa los términos establecidos por la Ley 1437 y demás normas aplicables: 15 días hábiles para peticiones, 15 para quejas, 10 para solicitudes de información. Los términos son configurables según la normativa específica que aplique a tu organización.
Sí. Hay un portal público donde el solicitante ingresa su número de radicado y consulta el estado actual, las acciones realizadas y si ya tiene respuesta disponible para descargar.
Sí. El sistema soporta múltiples sedes con radicados unificados. Las PQRS pueden asignarse a la sede correspondiente y el reporte consolida o desagrega por sede según lo necesite la gerencia.
Se pueden ingresar manualmente al sistema o configurar una integración de email que detecta mensajes entrantes en una bandeja designada y los radica automáticamente en el sistema.
Sí. Si solo necesitan el módulo interno para que el equipo gestione PQRS que llegan por otros canales (ventanilla, correo, llamada), construimos solo ese módulo y omitimos el portal público. El sistema se adapta exactamente a lo que necesitas.
¿Tu organización necesita gestionar PQRS formalmente?
Cuéntame cómo gestionas hoy las solicitudes y cuántas recibes al mes. En 30 minutos definimos qué módulos necesitas y el costo del sistema.