Todos los documentos de tu empresa, digitales y trazables.
El módulo de gestión documental digitaliza el ciclo de vida de los documentos oficiales: contratos, actas, resoluciones, facturas y expedientes. Búsqueda instantánea, control de versiones y flujos de aprobación sin papel.
Todo lo que incluye el Módulo Gestión Documental
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Carga y clasificación de documentosSube documentos en cualquier formato: PDF, Word, Excel, imágenes. Clasifícalos por tipo, área, fecha y etiquetas personalizadas.
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OCR e indexación automáticaEl sistema lee el contenido de los PDFs y lo indexa para búsqueda. Encuentra cualquier documento por palabras dentro del texto, no solo por nombre.
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Control de versiones y trazabilidadCada modificación queda registrada. Sabes quién creó el documento, quién lo modificó, cuándo y qué cambió entre versiones.
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Flujos de revisión y aprobaciónDefine quiénes deben revisar y aprobar cada tipo de documento antes de que quede en estado oficial. Notificaciones automáticas a cada aprobador.
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Firmas digitales y sellosIntegración con firma electrónica para documentos que lo requieran. El documento firmado queda vinculado al expediente automáticamente.
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Retención y disposiciónDefine cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de documento según la normativa. Alertas de vencimiento y proceso de disposición final controlado.
Cómo funciona en la práctica
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01
Taxonomía documental
Definimos la estructura de categorías, series y subseries documentales según la normativa y las necesidades de tu organización.
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02
Digitalización e importación
Importamos los documentos existentes, ya sean digitales o físicos escaneados. Quedan indexados y disponibles desde el primer día.
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03
Flujos de aprobación
Configuramos los flujos de revisión y aprobación según el tipo de documento. Cada responsable recibe notificaciones y puede aprobar desde cualquier dispositivo.
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04
Consulta y auditoría
Cualquier usuario autorizado puede consultar documentos en segundos. Los auditores tienen acceso a los registros completos de trazabilidad.
Dudas sobre el Módulo Gestión Documental
El módulo se configura siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN) y las tablas de retención documental de tu entidad.
Para documentos que no requieren original físico, sí. Para los que exigen original (escrituras, títulos valores), el módulo los gestiona digitalmente mientras el físico está en el archivo.
Sí. Podemos integrar con proveedores de firma electrónica certificada según lo que requiera tu organización.
Sí. El módulo es responsivo. Los aprobadores pueden revisar y firmar documentos desde su celular sin necesidad de un computador.
¿Quieres agregar el Módulo Gestión Documental a tu sistema?
Cuéntame qué plataforma tienes y cómo opera tu equipo. En una reunión te muestro cómo quedaría integrado y te doy un presupuesto claro.